Optimiser vos achats en restauration collective : les avantages des groupements d’achats

La restauration collective en France est un secteur d’une ampleur considérable, avec plus de 3,5 milliards de repas servis chaque année. Ce chiffre impressionnant souligne l’importance cruciale de ce secteur dans notre société, tant sur le plan économique que social et environnemental. Face à des défis de plus en plus complexes et pressants, tels que la hausse constante des coûts alimentaires, la complexification croissante des réglementations et l’impératif d’une alimentation plus durable et responsable, les établissements de restauration collective sont contraints de repenser leurs stratégies d’approvisionnement. Dans ce contexte en pleine mutation, les groupements d’achats émergent comme une solution innovante et prometteuse, offrant un équilibre entre efficacité économique et responsabilité sociétale.

Le contexte de la restauration collective : des enjeux multiples et interconnectés

La restauration collective se trouve aujourd’hui à la croisée de nombreux défis, chacun ayant des répercussions importantes sur la gestion quotidienne des établissements :

• Enjeux économiques : La pression sur les budgets est plus forte que jamais, avec des coûts des matières premières en constante augmentation. Cette situation oblige les gestionnaires à trouver des solutions innovantes pour maintenir la qualité des repas sans grever les budgets.
• Enjeux environnementaux : La loi EGALim, entrée en vigueur en 2018, impose des objectifs ambitieux en termes d’intégration de produits bio et locaux dans les menus. Cette transition vers une alimentation plus durable nécessite une refonte des chaînes d’approvisionnement traditionnelles.
• Enjeux réglementaires : Les normes sanitaires et de traçabilité se durcissent année après année, complexifiant considérablement les procédures d’achat et de gestion des stocks. Les établissements doivent désormais jongler avec une multitude de réglementations, tout en assurant la sécurité alimentaire de leurs convives.
• Enjeux sociétaux : La demande croissante pour des repas de qualité, équilibrés et respectueux de l’environnement, met une pression supplémentaire sur les acteurs de la restauration collective pour innover et s’adapter aux nouvelles attentes des consommateurs.

Dans ce contexte multidimensionnel, l’achat groupé alimentaire s’impose comme une solution permettant de concilier maîtrise des coûts, qualité des produits, respect des réglementations et satisfaction des convives. Les groupements d’achats offrent une approche holistique, capable de répondre simultanément à ces différents enjeux.

Les avantages des groupements d’achats en restauration collective : une solution à 360°

1. Réduction significative des coûts : l’union fait la force

Les groupements d’achats permettent de réaliser des économies d’échelle substantielles, un avantage crucial dans un contexte de pression budgétaire. En mutualisant leurs commandes, les membres bénéficient d’un pouvoir de négociation considérablement accru auprès des fournisseurs. Cette force collective permet d’obtenir des tarifs préférentiels sur une large gamme de produits, des denrées alimentaires aux consommables.

Selon une étude récente menée par l’Observatoire de la Restauration Collective, les établissements adhérents à un groupement de commandes restauration peuvent réduire leurs coûts alimentaires de 10 à 15% en moyenne. Pour un établissement servant 1000 repas par jour, cela peut représenter une économie annuelle de plusieurs dizaines de milliers d’euros, une somme qui peut être réinvestie dans l’amélioration de la qualité des repas ou dans d’autres projets bénéfiques pour les convives.

2. Amélioration de la qualité des produits : quand quantité rime avec qualité

Contrairement à une idée reçue tenace, l’achat groupé ne signifie en aucun cas une baisse de la qualité des produits. Au contraire, le pouvoir d’achat renforcé permet d’accéder à une offre plus large et de meilleure qualité. Les cahiers des charges élaborés par les groupements intègrent des critères stricts en termes de qualité nutritionnelle, de respect des normes sanitaires et environnementales.

Cette approche permet aux établissements de proposer des menus plus variés, intégrant davantage de produits frais, locaux et de saison. Par exemple, un groupement d’achats peut négocier directement avec des producteurs locaux pour obtenir des fruits et légumes de saison à des prix compétitifs, favorisant ainsi les circuits courts et la fraîcheur des produits.

3. Simplification des procédures administratives : gagner du temps pour se concentrer sur l’essentiel

La centralisation des achats via une centrale d’achat restauration collective allège considérablement la charge administrative des établissements. Les appels d’offres, la gestion des contrats et le suivi des commandes sont pris en charge par le groupement, libérant un temps précieux pour les équipes de restauration.

Cette simplification permet aux professionnels de se concentrer sur leur cœur de métier : la préparation de repas de qualité et l’amélioration continue du service aux convives. De plus, la mutualisation des compétences au sein du groupement permet de bénéficier d’une expertise pointue en matière d’achats publics, garantissant le respect des procédures et réduisant les risques juridiques.

4. Conformité aux réglementations : anticiper et s’adapter aux évolutions législatives

Les groupements d’achats jouent un rôle crucial dans la mise en conformité avec les réglementations en vigueur, notamment la loi EGALim. Ils facilitent l’intégration de produits bio, locaux et sous signes de qualité dans les menus, contribuant ainsi à une restauration collective plus durable et responsable.

Par exemple, pour atteindre l’objectif de 50% de produits durables ou sous signes d’origine et de qualité (dont 20% de produits bio) imposé par la loi EGALim, les groupements peuvent mettre en place des partenariats avec des coopératives agricoles locales ou des producteurs bio, garantissant un approvisionnement régulier et de qualité.

5. Développement de partenariats durables : créer un écosystème vertueux

En centralisant les relations avec les fournisseurs, les groupements d’achats permettent de construire des partenariats à long terme, bénéfiques pour toutes les parties prenantes. Cette stabilité offre une sécurité d’approvisionnement pour les établissements et une visibilité accrue pour les producteurs locaux.

Ces partenariats durables favorisent également l’innovation et l’amélioration continue. Les fournisseurs, assurés d’un volume de commandes stable, peuvent investir dans la qualité de leurs produits et dans des pratiques plus durables. De leur côté, les établissements peuvent travailler main dans la main avec leurs fournisseurs pour développer des produits adaptés à leurs besoins spécifiques.

Différence entre groupement d’achat et centrale d’achat : comprendre les nuances

Dans le domaine de la mutualisation des achats, il est essentiel de comprendre la distinction entre un groupement d’achat et une centrale d’achat. Bien que ces deux structures visent à optimiser les processus d’achat, elles fonctionnent de manière différente et présentent des caractéristiques distinctes.

Groupement d’achat

Un groupement d’achat est une association d’acheteurs indépendants qui se regroupent pour effectuer des achats en commun. Les principales caractéristiques sont :

• Structure collaborative : Les membres du groupement participent activement aux décisions d’achat.
• Mutualisation des besoins : Les membres définissent ensemble leurs besoins pour bénéficier de meilleures conditions d’achat.
• Pas d’intermédiaire : Le groupement négocie directement avec les fournisseurs au nom de ses membres.
• Flexibilité : Les membres peuvent généralement choisir de participer ou non à certains achats.
• Gouvernance partagée : Les décisions sont prises collectivement par les membres du groupement.

Centrale d’achat

Une centrale d’achat, quant à elle, est une entité commerciale indépendante qui achète et revend des produits ou services à ses clients. Ses caractéristiques principales sont :

• Structure intermédiaire : La centrale achète pour son propre compte et revend à ses clients.
• Catalogue prédéfini : La centrale propose généralement un catalogue de produits ou services déjà négociés.
• Expertise professionnelle : Elle dispose d’une équipe dédiée à la négociation et à la gestion des achats.
• Services supplémentaires : Souvent, elle offre des services additionnels comme la logistique ou le conseil.
• Indépendance décisionnelle : La centrale prend ses propres décisions d’achat, indépendamment de ses clients.

Fonctionnement d’un groupement d’achats : une mécanique bien huilée

La mise en place d’un groupement d’achats suit plusieurs étapes clés, chacune étant essentielle à son bon fonctionnement :

1. Élaboration d’une convention constitutive : Ce document fondateur définit les règles de fonctionnement du groupement, les droits et obligations de chaque membre, ainsi que les modalités de prise de décision. Il est crucial que cette convention soit élaborée de manière collaborative, en prenant en compte les besoins et contraintes de chaque établissement membre.
2. Choix d’un coordonnateur : Le coordonnateur joue un rôle central dans le fonctionnement du groupement. Il est chargé de l’organisation des appels d’offres, de la gestion quotidienne des relations avec les fournisseurs, et de la coordination entre les membres. Le choix du coordonnateur doit se porter sur une entité disposant de l’expertise et des ressources nécessaires pour assumer ces responsabilités.
3. Définition des besoins : Cette étape cruciale implique un travail collaboratif entre tous les membres pour établir leurs besoins communs et spécifiques. C’est également à ce stade que sont définis les critères de sélection des fournisseurs, en prenant en compte non seulement les aspects économiques, mais aussi les critères de qualité, de durabilité et de responsabilité sociale.

Il existe différents types de groupements, chacun adapté à des besoins spécifiques :

• Groupements volontaires : Formés librement par des établissements partageant des besoins similaires.
• Groupements obligatoires : Imposés par la réglementation pour certains établissements publics, dans un souci d’optimisation des dépenses publiques.
• Groupements sectoriels : Spécialisés dans un type de produits particulier (par exemple, les produits laitiers ou les produits d’entretien), permettant une expertise pointue et des négociations ciblées.

Avantages spécifiques pour les acheteurs publics : conjuguer efficacité et légalité

Pour les établissements publics, l’adhésion à un groupement d’achats présente des avantages supplémentaires, particulièrement pertinents dans le contexte de la commande publique :

• Conformité aux règles de la commande publique : Les groupements garantissent le respect des principes fondamentaux de la commande publique : liberté d’accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures. Cette conformité est cruciale pour éviter tout risque juridique lié aux achats.
• Optimisation des procédures : La mutualisation des moyens permet de simplifier considérablement les démarches administratives complexes inhérentes aux marchés publics. Par exemple, un seul appel d’offres peut être lancé pour répondre aux besoins de plusieurs établissements, réduisant ainsi le temps et les ressources consacrés à ces procédures.
• Partage d’expertise : Les membres bénéficient de l’expérience collective en matière d’achats publics. Cette mise en commun des connaissances est particulièrement précieuse pour les petits établissements qui ne disposent pas nécessairement en interne de toutes les compétences requises en matière de marchés publics.
• Sécurisation juridique : En centralisant la gestion des appels d’offres et des contrats, les groupements réduisent les risques d’erreurs ou d’irrégularités dans les procédures d’achat. Cette sécurisation est un atout majeur dans un contexte où les contentieux liés aux marchés publics sont de plus en plus fréquents.

SARA : une solution clé en main pour la restauration collective

SARA, la centrale de référencement VICI, illustre parfaitement les avantages des groupements d’achats modernes. Elle offre une solution complète et innovante, spécialement conçue pour répondre aux besoins spécifiques de la restauration collective. Voici un aperçu détaillé des services proposés par SARA :

1. Étude tarifaire gratuite et sans engagement :
   SARA réalise une analyse approfondie de vos principaux postes d’achat, tant alimentaires que non-alimentaires. Cette étude comparative permet d’identifier rapidement les opportunités d’économies en comparant vos achats actuels avec les produits et services déjà référencés par SARA.
2. Couverture exhaustive de vos besoins :
   L’équipe SARA effectue un recensement détaillé de vos besoins et consulte un large panel de distributeurs sur plus de 3 000 produits alimentaires et non alimentaires. Cette approche garantit une couverture complète de vos besoins en restauration collective.
3. Liberté de choix des distributeurs et produits :
   SARA offre une flexibilité totale dans le choix de vos fournisseurs et produits. Vous avez accès à un catalogue de plus de 12 000 articles tarifés, proposés par 80 fournisseurs nationaux, régionaux, spécialistes ou généralistes. Cette diversité vous permet de comparer facilement les tarifs pour un même produit chez différents fournisseurs. L’objectif de SARA va au-delà de la simple recherche de prix bas ; il s’agit de négocier des tarifs avantageux sur des produits de qualité, qu’ils soient bio, locaux, labellisés ou responsables.
4. Actualisation mensuelle des données :
   Chaque mois, SARA prend en charge l’actualisation des tarifs des distributeurs, la mise à jour des coordonnées et la révision des produits que vous utilisez quotidiennement. Cette mise à jour régulière vous garantit de toujours disposer des informations les plus récentes pour optimiser vos achats.
5. Solution intégrée de pilotage des achats :
   En complément de la centrale de référencement, SARA propose l’utilisation du module de Gestion des tarifs, des approvisionnements et des stocks du logiciel AIDOMENU. Cet outil puissant vous aide à gérer plus efficacement vos achats au quotidien. Via AIDOMENU, vous avez accès aux fiches techniques détaillées de vos produits, comprenant toutes les informations essentielles : signes de qualité, labels, allergènes, valeurs nutritionnelles, ingrédients, conseils de mise en œuvre, etc. Ces informations sont régulièrement mises à jour par le service qualité produits de SARA.

Les adhérents de SARA témoignent d’un gain de temps considérable dans la gestion de leurs approvisionnements, d’une amélioration significative de la qualité de leurs achats, et d’une plus grande facilité à se conformer aux exigences réglementaires.

Une solution d’avenir pour la restauration collective

Les groupements d’achats représentent indéniablement une solution d’avenir pour relever les défis complexes de la restauration collective moderne. Ils offrent un équilibre unique entre maîtrise des coûts, qualité des produits, respect des réglementations et simplification de la gestion quotidienne des approvisionnements.

L’exemple de SARA illustre parfaitement comment un groupement d’achats moderne peut aller au-delà de la simple mutualisation des commandes pour offrir une véritable valeur ajoutée à ses adhérents. En combinant expertise en achats, outils technologiques avancés et accompagnement personnalisé, SARA permet aux établissements de restauration collective de se concentrer sur leur cœur de métier : offrir des repas de qualité à leurs convives.

Pour les établissements souhaitant optimiser leurs achats et s’engager dans une démarche de restauration collective durable, l’adhésion à un groupement d’achats mérite d’être sérieusement envisagée. C’est une décision stratégique qui peut avoir un impact significatif non seulement sur les aspects économiques, mais aussi sur la qualité globale du service de restauration et sur l’empreinte environnementale de l’établissement.

Passez à l’action : optimisez vos achats dès aujourd’hui

N’attendez plus pour bénéficier des avantages des groupements d’achats en restauration collective. Voici comment vous pouvez agir dès maintenant :

1. Évaluez vos besoins : Commencez par faire un état des lieux détaillé de vos achats actuels et de vos objectifs en termes de qualité, de coûts et de durabilité.
2. Demandez une étude personnalisée : Profitez de l’étude tarifaire gratuite et sans engagement proposée par VICI pour évaluer concrètement les bénéfices potentiels pour votre établissement.
3. Participez à une démonstration : Assistez à une démonstration en ligne des outils SARA et AIDOMENU pour comprendre comment ils peuvent simplifier votre gestion quotidienne.

N’hésitez pas à contacter l’équipe VICI dès aujourd’hui pour obtenir des conseils personnalisés et découvrir comment un groupement d’achats peut transformer votre approche de la restauration collective.